Assistente financeira com IA: n8n + WhatsApp (template grátis)

Quem viaja a trabalho conhece o ritual: o bolso enche de comprovante amassado e, no fim do mês, alguém digita tudo numa planilha de despesas. No vídeo acima, o Lucas ataca esse problema do quarto de um hotel em Cascavel (PR), durante uma viagem de trabalho: uma assistente financeira no WhatsApp que lê a foto do comprovante, guarda o arquivo no Google Drive e preenche a planilha sozinha: valor, categoria, data e o link da imagem.

Como a viagem era o contexto, a assistente ganhou uma segunda função: sugerir restaurante na cidade, conforme o gosto de quem pergunta. O vídeo é um vlog: o fluxo nasce rabiscado de canetão na cabeceira da cama do hotel e vira workflow num timelapse de cerca de 40 minutos. O template ficou disponível pra download gratuito, e o passo a passo completo tá no vídeo. Aqui vai o resumo da stack e do funcionamento por dentro.

O que a assistente financeira faz no WhatsApp

• Lê comprovantes por foto. Você fotografa o recibo, manda na conversa, e a IA extrai os dados.
• Arquiva na nuvem. Cada comprovante vai pra uma pasta organizada no Google Drive, pronta pra encaminhar pro financeiro.
• Preenche a planilha. Uma linha nova no Google Sheets com valor, categoria, data e o link da imagem, sem digitação manual.
• Sugere restaurantes. Você pede "quero uma churrascaria" e ela pesquisa no Google, na cidade onde você está, e devolve opções.

A interface é o WhatsApp: nenhum aplicativo novo pra instalar. E a ideia vem de longe: em 2021, quando o ChatGPT nem existia, o Lucas foi ao pódio de um Startup Weekend com a Escolhe aí, uma solução de IA que sugeria comida pra executivo em viagem. O MVP fez 17 pedidos em menos de uma hora, como ele reconta no vídeo. A assistente é essa ideia de novo, agora com ferramenta ao alcance de qualquer um.

A stack: n8n self-hosted, Gemini 2.5 Pro e Chatwoot

• n8n (self-hosted): orquestra o workflow inteiro, rodando no seu servidor.
• Gemini 2.5 Pro: interpreta as mensagens e extrai os dados das imagens. Na experiência do time em projetos de clientes, vinha rendendo mais que o GPT nesse tipo de tarefa, e trocar de modelo é simples, se você preferir outro.
• Chatwoot fazer.ai: conecta o WhatsApp apontando o celular e concentra as conversas num gerenciador omnichannel. É o fork open source que está no GitHub da fazer.ai; a configuração aparece em detalhe no post da secretária IA com n8n, Evolution API e Chatwoot.
• Google Drive + Sheets: o arquivo dos comprovantes e a planilha de despesas.
• SerpApi: faz a busca de restaurantes no Google. Dá pra testar na cota gratuita.

Nada aqui é obrigatório: dá pra trocar o Chatwoot por Evolution API, Telegram ou o chat nativo do n8n, remapeando as variáveis do gatilho. E vale a lição de sempre: o mesmo modelo que atende cliente no WhatsApp é o que lê seu comprovante, sua nota, sua planilha.

Como o workflow funciona no n8n

1. Gatilho: a mensagem chega pelo webhook

Todo workflow no n8n começa com um gatilho. Aqui, um webhook recebe do Chatwoot cada mensagem (texto ou foto) com o JSON completo da conversa.

2. Mapeamento de variáveis

O primeiro node depois do gatilho organiza o que interessa: ID da conta, texto da mensagem, ID da conversa, nome e telefone do usuário, tipo do conteúdo e URL do anexo. O porquê é prático: mapeadas no início, você chama qualquer uma em qualquer ponto do fluxo, sem caçar campo dentro de JSON.

3. Roteamento com fallback

Um switch decide o caminho: texto segue direto pro agente; imagem entra no ramo de processamento; e qualquer outro formato (um vídeo, por exemplo) cai no fallback, que avisa que o tipo de arquivo não é suportado. Essa parte é determinística: regra, não IA. O agente entra só onde há ambiguidade: é o desenho que segura o custo e evita surpresa.

4. Do comprovante ao texto

No ramo da imagem, um HTTP Request baixa a foto; um node de upload salva o arquivo na pasta do Drive; em paralelo, a imagem vira base64, o formato que a requisição pra API do Gemini espera. Um merge junta os dois caminhos, e a chamada na API extrai os dados com um prompt curto (extraia as informações da imagem, sem comentário adicional) que evita texto extra misturado com os dados.

5. O agente e as ferramentas

O agente roda com o Gemini 2.5 Pro e memória simples: não precisa de Postgres, porque não há histórico longo pra gerenciar. O prompt segue a estrutura papel, tarefas, ferramentas e notas. As tools completam o trabalho: busca de locais na SerpApi (com localização, idioma e país como parâmetros), salvar despesa na planilha, listar despesas, e um node de refletir, que realimenta o prompt nos pedidos mais ambíguos. A resposta volta pelo Chatwoot direto pro WhatsApp.

O teste: do comprovante à churrascaria

O teste do vídeo segue a ordem natural. Um "oi" confirma que o fluxo responde. Depois, a foto de um comprovante: a assistente salva o arquivo no Drive, extrai os dados, mostra o resumo e pede confirmação. Com o "sim", a linha aparece na planilha com o link do recibo anexado.

Por fim, o pedido de uma churrascaria em Cascavel. A assistente devolve três sugestões, e o Lucas encerra o vlog almoçando numa delas. "Ficou massa demais esse trem", ele resume, deixando claro que é um rascunho, não um sistema pronto pra produção. É um draft pra mostrar o que dá pra montar num fim de tarde e adaptar ao seu caso.

Template grátis: baixe e adapte

Os workflows do n8n e os arquivos de configuração estão em fazer.ai/download-assistente-viagem. Pra rodar, você conecta as suas credenciais: Google (Drive e Sheets), Gemini e SerpApi.

Dois ajustes fazem diferença logo de cara: refinar o prompt com os seus gostos (é o que faz a sugestão de restaurante acertar) e adaptar as colunas da planilha ao relatório que o seu financeiro usa. É o faça-você-mesmo na prática: baixar, abrir, entender o porquê de cada node e moldar ao seu problema.

Perguntas frequentes

Preciso saber programar pra montar essa assistente?

Não. O n8n é visual e o template já vem montado; o trabalho é conectar credenciais e ajustar prompt e planilha. Entender a estrutura de um JSON ajuda na hora de mapear variáveis, e o vídeo mostra exatamente onde isso acontece.

Funciona sem o Chatwoot?

Funciona. O gatilho é um webhook: dá pra ligar com Evolution API, Telegram ou o chat nativo do n8n. A diferença é remapear as variáveis da mensagem no início do fluxo.

Por que Gemini, e não GPT?

Escolha de experiência: o time já trabalhava com a stack do Google em projetos de clientes, e o 2.5 Pro vinha se saindo melhor nesse tipo de extração. Como a chamada é uma requisição HTTP, trocar de modelo é trocar a requisição, sem refazer o workflow.

Pra quem esse fluxo faz sentido?

Pra quem viaja e presta contas, times financeiros que recebem comprovante por WhatsApp, agências de viagem corporativa, e pra quem está aprendendo n8n e quer um caso pequeno e completo, com imagem, agente e planilha no mesmo fluxo.

Pra ir além

Quer montar a base inteira (servidor, DNS, Chatwoot e n8n) pra rodar agentes assim no WhatsApp da sua empresa? O caminho está no guia completo de agente de IA no WhatsApp. Se a ideia é um assistente pro dia a dia, o assistente pessoal de IA sem código cuida de e-mails, reuniões e lista de tarefas.

Esse e os outros projetos abertos estão no canal do Lucas Moreira. Pra aprender n8n do zero, a trilha guiada de agentes n8n é gratuita. E, se você quer fazer com acompanhamento, a comunidade tá em lucasmoreira.ai: vem fazer junto.

E se a sua empresa precisa de solução sob medida, com LLM rodando no seu servidor e os dados no seu controle, esse é o trabalho da fazer.ai.